Überblick

Eine Einführung in Postbuch

Das Postbuch dient der schnellen und einfachen Erfassung, Verteilung, Verwaltung und Dokumentation Ihres Postverkehrs.

In kleineren Unternehmen und Organisationen ist oftmals nur eine Person mit allen Aufgaben rund um die Post betraut. In diesem Falle kann das Postbuch im Einzelplatzmodus mit deaktiviertem Personenbezug von Postvorgängen eingesetzt werden und stellt so einen sinnvollen Ersatz für das klassische Postbuch in Papierform dar.

In mittleren und größeren Unternehmen und Organisationen sind in Verbindung mit der Unternehmenspost z. T. verschiedene Rollen und vielfältige Vorgänge zu berücksichtigen (z. B. zentrale Erfassung des Postverkehrs, Trennung von externer und hausinterner Post, Kategorisierung und Systematisierung, Existenz von Organisationseinheiten, definierte Zuordnung zu Empfängern, Absendern und Kopieempfängern, Wiedervorlage, Anfügen von Dokumenten aus Datei oder über den Scanner, Beantwortung und Ablage, Recherche unter Wahrung des Geheimnisprinzips, Gebührenkontrolle). Hier kann das Postbuch im Mehrplatzmodus eingesetzt werden, wobei eine praxisrelevante Vergabe von Rechten erfolgen kann und jede am Postverkehr teilnehmende Person ihr eigenes Postfach besitzt.

Mit dem Postbuch können u. a. folgende Aktivitäten durchgeführt werden:

• Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Postkategorien, Zuweisung definierter Kennzeichen und Prioritäten
• Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Versandarten, Zuweisung definierter Kennzeichen
• Anlage und Verwaltung aller am Postverkehr teilnehmenden Personen (nur bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen), Festlegung ausgewählter personenbezogener Anwendungseinstellungen, Zuweisung definierter Benutzerrechte, Übernahme aus Active Directory, Benennung von Kopieempfängern und Stellvertretungen (optional)
• Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Organisationseinheiten (nur bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen, z. B. Arbeitsgruppen, Abteilungen, Geschäftsbereiche), Benennung je eines Vertreters, Benennung von Kopieempfängern
• Anlage, Verwaltung, Export und Import (optional) häufig wiederkehrender Absender bzw. Empfänger (Adressbuch)
• Anlage und Verwaltung häufig wiederkehrender Vorbelegungen des Betreffs
• komfortable Anlage von Postein- und -ausgängen (jeweils intern und extern), definierte Zuordnung zu Empfängern, Absendern und Kopieempfängern im Hause oder zu Organisationseinheiten (bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen), Kategorisierung und Systematisierung
• Wiedervorlagekennzeichnung und Angabe eines Wiedervorlagedatums
• Anfügen von beliebigen Dokumenten aus Datei oder per integrierter Scan-Funktion an einen Postein- bzw. -ausgang (optional)
• Anfügen von Notizen an einen Postein- bzw. -ausgang
• komfortable Listenansicht mit umfangreichen Filtermöglichkeiten, aus- und einblendbaren sowie in ihrer Reihenfolge veränderbaren Spalten, Druckfunktion (Druck gemäß Filterkriterien und Spaltendefinition sowie Detailansicht) und Exportfunktion (optional, PDF- und Excel-Export gemäß Filterkriterien und Spaltendefinition sowie Detailansicht)
• komfortable Erfassung und Kontrolle der Gebühren für Postausgänge (Porto) incl. Portokasse
• definierte Bearbeitung, Weiterleitung, Löschung und Beantwortung von Postein- und -ausgängen
• Drucken von Eingangsbelegen und Adressetiketten
• AutoArchivierung

Diese Anwendung kann bei Bedarf durch folgende Komponenten ergänzt werden:

• webbasierte Benutzeroberfläche
• Komponenten zur Office-Automatisierung

Bei Fragen hierzu kontaktieren Sie bitte den Technischen Support.